Zakaj načrtovati dan/teden/mesec vnaprej?
Načrtovanje je bistvena veščina, ki ti lahko pomaga pri doseganju ciljev, učinkovitem upravljanju časa in zmanjšanju stresa. Za zečetek si pripravi zvezek, najraje neskončni zvezek Phoebe iz kolekcije Natur, A5, s pikami za lažje planiranje.
Vendar pa je načrtovanje lahko časovno potratno in zahtevno, zlasti ko poskušaš žonglirati z več nalogami in odgovornostmi. Tu pride prav tehnika Pomodoro. Ta tehnika, znana tudi kot metoda Tomato, je strategija upravljanja s časom, ki pomaga razdeliti delo na obvladljive intervale. S tem se poveča produktivnost in osredotočenost. V tem blogu bomo raziskali tehniko Pomodoro in kako jo lahko združimo z točkovnim načrtovanjem (bullet planning), da ustvarimo učinkovit sistem načrtovanja.
Kaj je Pomodoro metoda?
Tehniko Pomodoro je razvil Francesco Cirillo v poznih osemdesetih letih, poimenovana pa je po kuhinjski uri obliki paradižnika, s katerim je meril čas svojih delovnih intervalov. Tehnika vključuje razdelitev dela na 25-minutne intervale, znane kot Pomodoros, s petminutnim odmorom vmes. Po vsakih štirih Pomodorjih si vzemite daljši 15-30-minutni odmor, da se napolnite z energijo, preden začnete znova.
Če želiš uporabiti tehniko Pomodoro, začni z identifikacijo naloge, na kateri želiš delati. Nastavi časovnik na 25 minut in se osredotočite samo na to opravilo, dokler ne zazvoni. Ko se časovnik izklopi, si vzami petminutni odmor, da se raztegneš, privošči si prigrizek ali kavo ali naredi nekaj, kar te sprošča. Po štirih Pomodorjih si vzemi daljši odmor, da se spočiješ, napolniš z energijo in razmisliš o svojem napredku.
Če veš da imaš za načrtovanje poletnega dopusta z družino 25 ali 40 min časa, ga boš manj porabila za vse ostalo in se ta čas res posvetila eni nalogi.
Združi pomodoro metodo in točkovni dnevnik
Medtem ko je tehnika Pomodoro sama po sebi učinkovita strategija upravljanja s časom, jo je mogoče združiti z točkovnim načrtovanjem. Načrtovanje z oznakami je poenostavljena metoda beleženja, ki uporablja točke za zajemanje opravil, dogodkov in zapiskov. Vključuje ustvarjanje dnevnega dnevnika opravil, uporabo simbolov za označevanje njihovega statusa in selitev nedokončanih opravil na naslednji dan. Če združiš bullet planning s tehniko Pomodoro, lahko ustvariš zmogljiv sistem za upravljanje svojega časa in nalog.
Osnove bullet planninga
Če želiš uporabiti tehniko Pomodoro skupaj z točkovnim načrtovanjem, začni z ustvarjanjem dnevnega dnevnika opravil razvrščenih po alinejah.
Uporabi simbole za označevanje statusa vsakega opravila. Tole je ena od verzij. Lahko pa sestaviš čisto svojo legendo.
– pika za nedokončano
– križec za dokončano
– puščica za preseljena opravila (preseljena so na drug dan, teden, mesec, in morda čez nekaj časa črtana, saj sploh niso bila pomembna)
Svojim nalogam določite prednost glede na njihovo pomembnost in nujnost ter vsaki nalogi ustrezno dodelite Pomodor. Na primer, naloga, ki je pomembna in nujna, lahko zahteva več Pomodorov kot manj kritična naloga. Bolj pomembna naloga se bo tudi začela prej.
Načrtovanje mamice z majhnimi otroci
Mami, ki je doma z majhnimi otroki se hitro nabere dolg seznam nalog. A prav z načrtovanjem vnaprej postane vse lažje.
Kako si lahko razporediš upravljanje dnevnih nalog:
Ustvari dnevni seznam opravil z uporabo točk, pri čemer prednostno določite naloge glede na njihovo pomembnost in nujnost. Nujna ponavljajoča naloga so dnevni obroki, nakupi hrane, pranje pralnih plenic. Presenetljivo, ampak izdelana pralna rutina s pleničkami porabi manj časa kot stalno iskanje akcij na klasične plenice, ponovno nakupovanje plenic, odnašanje plenic v koš. Pranja si lahko okvirno napišeš v urnik za par dni vnaprej, pa večino opravi stroj, ko ti delaš kaj drugega.
Sprehodi so manj nujni in jih dodajaš sproti, glede na vreme. Redni pregledi, logopedi in fizioterapevti so znani že vnaprej in ob točno določeni uri, vpiši si jih za cel teden ali mesec naprej.
Kuhanje in hranjenje otroka s pospravljanjem posode si zasluži vsaj en Pomodoro, verjetno pa več.
Vsaki nalogi dodeli Pomodoro, pri čemer upoštevaj razpoložljivi čas in naravo naloge. Intervali bodo veliko krajši, kot pri osebah, ki jim družbe ne delajo malčki, pa vmes bo več prilagajanja. Prav zato je super, da so vse naloge napisane na papirju. Tako zaradi nepričakovane prekinitve (potolčeno koleno recimo) naloge ne pozabiš dokončati. Velik kup opranih oblačil težko spregledaš, pa brez težav počaka na naslednji dan. Bolj so pomembne časovno občutljive naloge, recimo klic v ambulanto zdravnika specialista za potrditev ure, ki mora biti opravljen med uradnimi urami za klice.
Izkoristi odmore med Pomodori, da se poigraš z otroci, si privoščiš prigrizek ali pijačo ali narediš nekaj sproščujočega.
Daljše odmore izkoristite za počitek, nabiranje energije in preživljanje časa z otroki. Dolžina Pomodorov je odvisna od vaše družine in starosti otrok. Večji se brez težav zamotijo dlje časa, pri manjših bodo ti intervali zelo kratki.
Nedokončane naloge preselite na naslednji dan in po potrebi prilagodite prednostne naloge. Je res potrebno vse naloge migrirati na naslednje dni ali je vmes kakšna taka, ki jo lahko delegiraš, torej predaš nekomu drugemu?
Komu mama delegira, saj ni podjetje? Namesto časovno potratnega fizičnega obiska trgovine s hrano lahko opravi spletni nakup z vključeno dostavo. Nabiranje hrane in prevoz bo naredil nekdo drug.
Tukaj smo dodali še malo Eisenhoverjeve matrike, metode po kateri pregledaš vse redne naloge in jih razporediš po pomembnosti. Nepomembne (gledanje nadaljevank recimo) črtaš, manj pomembne delegiraš. Prevzem zdravila v lekarni je nujen, ampak verjetno ga lahko opravi tudi mož na poti iz službe. On bo pri tem porabil ekstra 15 minut s parkiranjem vred, ti bi za pakiranje otrok od doma v avto in vožnjo do lekarne nazaj porabila več časa.
Pride babica obiskat malčka? Morda lahko na poti domov vrne še vnučkove knjige v knjižnico, ko se pelje mimo in tri prehrani še en prevoz in kakšen Pomodoro časa.
Načrtuješ pisanje nečesa daljšega? Diplomsko recimo?
Pri pisanju zelo obsežne naloge je načrtovanja lahko ogromno. Dolgim seznamom gradiv, raziskav in rokov, ki jih je treba upoštevati. Tukaj je opisano, kako lahko tehniko Pomodoro uporabiš za učinkovito obvladovanje delovne obremenitve:
Ustvari dnevni dnevnik opravil po točkah. Vključi opravila zbiranje gradiv, branje, raziskovanja, pisanje, urejanje in lektoriranje in še kaj. Razvrstite jih po prednosti glede na njihovo pomembnost in roke.
Vsaki nalogi dodeli Pomodore, pri čemer upoštevaj predviden čas, potreben za vsako nalogo, in rok za oddajo.
Razčleni večje naloge na manjše, bolj obvladljive podnaloge, ki jih je mogoče dokončati v Pomodoru ali dveh.
Izkoristi petminutne odmore med Pomodori, da se raztegneš, hitro sprehodiš ali narediš nekaj sproščujočega.
Daljše odmore izkoristi za počitek, polnjenje in razmislek o doseženem napredku.
Spremljaj napredek tako, da dokončane naloge označiš s križcem in nedokončane naloge preseliš na naslednji dan.
Po potrebi prilagodi prednostne naloge in dodelitev Pomodorov, da zagotoviš izpolnjevanje rokov.
Poskrbi tudi zase tako da si vzameš odmore, telovadiš, dovolj spiš in spiješ veliko vode.
Z organizacijo se ti zveča produktivnost in zmanjša stres
Z uporabo tehnike Pomodoro in bullet načrtovanja lahko naloge razdeliš na obvladljive intervale, povečaš produktivnost in zmanjšaš stres. Ne glede na to, ali si zaposlena mama, ki žonglira z več odgovornostmi, ali študentka, ki dela na magistrski nalogi (ali oboje naenkrat) je načrtovanje bistveno orodje, ki ti lahko pomaga doseči cilje in kar najbolje izkoristiti svoj čas. Preizkusi in preveri, kako lahko spremeniš svojo produktivnost in zmanjšaš stres.